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Was es bei der Auslagerung der Entgeltabrechnung zu beachten gilt

Veröffentlicht von: pbegala on 07/05/2018 in Human Capital Management

Was es bei der Auslagerung der Entgeltabrechnung zu beachten gilt

„Machen Sie aus einem Elefanten keine Mücke!“

„Das Sprichwort geht doch anders“, werden Sie jetzt sicherlich denken. Richtig! Aber schauen wir uns doch einmal an, was es bedeutet, wenn man diesen Satz auf die Auslagerung der Entgeltabrechnung bezieht.

Entweder Sie überlegen derzeit Ihre Entgeltabrechnung auszulagern oder stehen vor einem Anbieterwechsel. Sollte dies nicht der Fall sein, lesen Sie trotzdem gerne weiter.

Als Personalleiter, kaufmännischer Leiter oder Geschäftsführer sind Ihnen bestimmt die Kosten pro Abrechnungsfall für Ihre Mitarbeiter bekannt, falls Sie diesen Prozess bereits ausgelagert haben.

Bei der Auslagerung fallen neben den laufenden Kosten auch fast immer Einmalkosten an, die in der Implementierung des neuen Systems begründet liegen.

Bis dahin so weit so gut!

Lassen Sie uns jedoch ein wenig tiefer in diese Thematik eintauchen.

Stellen Sie sich nun vor, dass Ihr zukünftiger Anbieter Ihnen ein Angebot in der Kürze macht, in denen ich Ihnen bis eben den Prozess der Auslagerung beschrieben habe. Würden Sie sich mit einem solchen Angebot gut abgeholt fühlen?

Falls nicht, gehen Sie einfach die folgende Checkliste durch, um zu sehen, ob Sie wirklich alles beachtet haben.

 

  1. Die Einmalkosten – Was ist bei der Implementierung zu beachten!

a) Leistungsschein

Schauen Sie sich ganz genau an, was im Leistungsschein Ihres Anbieters beinhaltet ist

  • Findet ein Kick-off mit Projektdokumentation und Abnahme statt?
  • Wird ein Sollkonzept festgelegt?
  • Wie verläuft die Datenübernahme aus dem Altsystem?
  • Werden Tarife betrachtet?
  • Findet eine Konfiguration mit der FiBu statt?
  • Sind alle Ihre Lohnarten abgedeckt?
  • Findet eine Testabrechnung statt?

b) Abweichungen vom Standard

Viele Leistungen gehören nicht zum Standard. Ein professioneller Anbieter geht aber alle wichtigen Punkte mit Ihnen durch. Dazu gehören:

  • Das Anlegen von inaktiven Mitarbeitern.
  • Die Einrichtung von SV-Schätzläufen.
  • Einrichtung eines Bankenclearing.
  • Erstellung von Mitarbeiterdarlehen.
  • Möglichkeiten der Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
  • Notwendigkeit einer vierteljährlichen Verdienststatistik.

c) Die größten Fallen – Das Pauschalangebot

Oft wird die Übernahme der Daten aus dem Altsystem als Pauschale aufgeführt, oder erscheint erst gar nicht bei den Einmalkosten, sondern wird auf die laufenden Kosten umgelagert. Dies führt dazu, dass nach Projektbeginn neue Kosten auf Sie zukommen, weil im Vorfeld Ihre Anforderungen nicht genau spezifiziert worden sind. Anderseits wundern Sie sich im laufenden Betrieb, wieso Sie doch ständig für jede Zusatzleistung mehr Geld zahlen müssen. Die Erstellung eines professionellen Angebotes sollte stets mit einer Aufnahme Ihrer derzeitigen Bedürfnisse einhergehen.

 

  1. Die laufenden Kosten

a) Leistungsschein

Genauso wie bei der Implementierung ist der Leistungsschein hier das A und O. Hierbei sind im Schwerpunkt folgende Inhalte zu beachten:

  • Erstellung der Verdienstabrechnung und Lohnsteuerbescheinigungen,
  • Ausgabe der Buchungsdatei für die FiBu,
  • Ablage der Daten gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen,
  • Bereitstellung eines Zuganges für den Steuerprüfer,
  • Übermittlung der Daten gemäß der Datenerfassungs- und –übermittlungsverordnung (DEÜV) an die Sozialversicherungsträger,
  • Namentlich benannter Ansprechpartner beim Service,
  • Reportingfunktion

b) Inkludierte Leistungen bei professionellen Anbietern

Wie sieht es mit Zusatzkosten im laufenden Betrieb aus? Sind diese klar definiert und mit einem Preisschild versehen oder vielleicht sogar im Preis inbegriffen? Was kosten Sie:

  • Ein- und Austritte von Mitarbeitern,
  • Rückrechnungen,
  • Bescheinigungen für Ihre Mitarbeiter,
  • Jahreswechselarbeiten,
  • Der Zugriff zu einem Employer Self Service (ESS), über den der Mitarbeiter die Abrechnung online beziehen kann,
  • Eine Cloud Lösung, die einen sicheren Austausch der sensiblen Daten mit Ihrem Anbieter gewährleistet,
  • Die Abrechnung von Baulohn

c) Die größten Fallen

Schauen Sie genau nach, wo Zusatzkosten auf Sie zukommen. Oft werden im ersten Moment attraktive Preise genannt, bei denen aber nicht die Übermittlung an die Sozialversicherungskassen inkludiert ist oder Sie für jede Bescheinigung, auch die gesetzlich vorgeschriebenen, extra zahlen müssen. Ist das Berichtswesen im Preis eingeschlossen, entstehen Extraposten für Softwareupdates, Lizenzen oder für die Nutzung des Rechenzentrums?

 

  1. Was sollte Ihr Anbieter darüber hinaus mitbringen

a) Konformität mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und IT-Sicherheit

Die DSGVO hat seit langer Zeit die größten Auswirkungen auf den Umgang mit personenbezogenen Daten und droht mit horrenden Strafen.

Wie ist der Dienstleister in Hinblick auf die Verordnung vorbereitet? Wie funktioniert der Datenverkehr, gibt es ein Löschkonzept für personenbezogene Daten, wird eine Haftungsübernahme gewährleistet und wie ist das Rechenzentrum gegen Cyberangriffe gewappnet?

b) Skalierbarkeit

Sie sind ein aufstrebendes Unternehmen mit einem hohen Wachstum oder gar Auslandsstandorten? Kann Ihr Dienstleister ein schnelles Wachstum stemmen – auch im Ausland? Stellen Sie sicher, dass Sie aufgrund Ihrer Größe nicht in ein paar Jahren wieder wechseln müssen! Haben Sie bereits Auslandsstandorte oder planen Sie welche? Dann prüfen Sie, ob Ihr Dienstleister diese abdecken kann!

c) Zusätzliche Module

Bietet Ihr Dienstleister nur Insellösungen an oder kann er Ihre individuellen Anforderungen in der Personalverwaltung gewinnbringend ergänzen? Stehen Module wie eine Personaleinsatzplanung in Verbindung mit einer Zeiterfassung zur Verfügung, die idealerweise eine direkte Schnittstelle zur Lohnabrechnung hat. Können Reisekosten abgerechnet werden oder gibt es gar integrierte HR-Modulle?

  1. Zusammenfassung

Sie sehen also: Mit einem Angebot für die laufenden Kosten und einer Pauschale für die Implementierung eines neuen Systems ist es leider nicht erledigt. Je mehr Informationen der Anbieter von Ihnen benötigt, desto genauer kann er Ihr Angebot erstellen und Ihre individuellen Anforderungen abdecken. Mit einem „Machen Sie erstmal ein Angebot“ wird sich ein Profi nicht zufrieden geben. Und Sie sollten das auch nicht!

Eine professionelle Lohn- und Gehaltsabrechnung ist das Herzstück Ihres Unternehmens und sorgt maßgeblich für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter.

Sehen Sie also die Lohnabrechnung als das was Sie ist: einen Elefant, der Ihr Unternehmen ohne den richtigen Dompteur stark schädigen kann. Eine Mücke ist es sicherlich nicht, auch wenn es Ihnen manchmal so erklärt wird.

 

 

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TAGS: Auslagerung BPO Entgeltabrechnung

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