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Vier Tipps für das Management Ihrer globalen Entgeltabrechnung

Veröffentlicht von: pbegala on 07/05/2018 in Human Capital Management

Das internationale Wachstum eines Unternehmens stellt die HR-Abteilungen von Konzernen und KMU gleichermaßen vor komplexe Herausforderungen. Ob Sie einige wenige oder mehrere Tausend Mitarbeiter in unterschiedlichen Ländern beschäftigen, die Entgeltabrechnung auf internationalem Niveau ist ein zentraler Erfolgsfaktor für die Expansion jedes Unternehmens. Wir haben hilfreiche Tipps für ein effektives und erfolgreiches internationales Payroll-Management für Sie zusammengestellt.

Globale Systeme für den globalen Einsatz nutzen

Für multinational agierende Unternehmen ist ein Überblick über alle beschäftigten Mitarbeiter und ihre Personaldaten das Fundament, um ihre Ressourcen effektiv nutzen zu können. Viele Unternehmen arbeiten immer noch mit lokal differenzierten Systemen zur Datenverwaltung. So ist es nicht selten, dass die Personalabteilung mit der ständigen Pflege und Aktualisierung von Excel-Tabellen beschäftigt ist, während strategische Themen und aktives Talentmanagement auf der Strecke bleiben. Gleichzeitig steigt das Risiko von Datenungenauigkeiten mit jedem Land, in dem Sie tätig werden.

Setzen Sie deshalb von Anfang an auf globale Transparenz mit einem übergreifenden System, das auf die Verarbeitung der länderspezifischen Daten ausgerichtet ist. Dies ermöglicht eine weltweite Standardisierung der Personalabrechnungssysteme Ihrer Tochtergesellschaften. Eine einheitliche Cloud-basierte Lösung für Zeiterfassung, Planung und Prognose bietet Ihnen von jedem Standort aus Zugriff auf die benötigten Daten und schafft so effizientere und kostengünstigere Prozesse.

Über transkulturelle Besonderheiten informieren

Das Verständnis der unterschiedlichen Geschäftskulturen ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie sich für einen Standort im Ausland entscheiden. Fehlen die Kenntnisse der lokalen Entgeltgesetze, stellt das ein hohes Risiko dar.

Die gesetzlichen Vorschriften können für jede Region, sogar für jede Stadt stark variieren. In Brasilien gibt es z.B. über 10.000 Tarifvereinbarungen und in Japan mehr als 300 unterschiedliche Mindestlöhne. Hinzu kommt, dass die zeitlichen Abstände von Gesetzesänderungen immer weiter abnehmen, während die Komplexität ihrer Umsetzung wächst. Ein einfaches Beispiel ist das – besonders in Lateinamerika verbreitete –  dreizehnte Gehalt. Anders als das Weihnachtsgeld in Deutschland, wird es nicht freiwillig gezahlt, sondern ist gesetzlich vorgeschrieben, um Mitarbeiter in der Zeit der Feiertage finanziell zu unterstützen.

Internationale Datenschutzrichtlinien beachten

Bei begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen im HR-Bereich kommt das Thema Datenschutz gerade bei KMU oft zu kurz. Die Auseinandersetzung mit Datenschutzrichtlinien wird meist sogar als eines der größten Hemmnisse für den digitalen Wandel innerhalb des eigenen Unternehmens genannt. Doch nur wer die sensiblen Daten seiner Mitarbeiter im nationalen und internationalen Zusammenhang wirksam schützt, kann sein Wachstum langfristig und nachhaltig vorantreiben.

Auf dem Weg in neue Märkte kann Ihr Unternehmen mit vielseitigen Gefahren wie Datenlecks oder Cyberangriffen konfrontiert werden. Hacker identifizieren schnell Schwachstellen in Ihrer IT-Infrastruktur, besonders, wenn diese in viele lokale Strukturen aufgegliedert ist. Hier ist Ihr präventives Engagement und Risikomanagement gefragt. Von der Weitergabe personenbezogener Daten mit E-Mail-Programmen ist dringend abzuraten. Zu leicht können sie entschlüsselt werden und ein Identitätsdiebstahl droht. Eine Alternative bietet die Umstellung auf eine Cloud-basierte Lösung, in der die Daten zentralisiert und sicher verschlüsselt verwahrt werden. Um den Datenschutzgesetzen zu folgen, sollte insbesondere der Serverstandort des Cloud-Anbieters bedacht werden. Hier können Sie von der Expertise eines kompetenten Anbieters profitieren, um eine maßgeschneiderte Lösung zu etablieren, die immer auf dem neuesten Stand der Datenschutzverordnungen ist. (Link zum Blog Beitrag einfügen)

Pünktliche Lohn- und Gehaltsabrechnung sicherstellen

Eine exakte und pünktliche Entgeltabrechnung ist das Herzstück für die Anerkennung Ihrer Mitarbeiter. Was selbstverständlich klingt, ist in der internationalen Zusammenarbeit häufig eine Herausforderung. Von Land zu Land und von Bank zu Bank variieren die Zeiträume, die für den Transfer der Gehaltszahlungen einberechnet werden müssen. In manchen Fällen benötigen Überweisungen mehr als eine Woche, bis sie bei ihrem Empfänger ankommen. Hinzu kommt der Transfer in die entsprechende lokale Währung. Multinationale Konzerne jonglieren außerdem mit länderspezifischen Gesetzgebungen, die den Tag der Gehaltszahlung vorgeben. Auf den Philippinen ist beispielsweise eine zweiwöchentliche Gehaltszahlung vorgeschrieben. In Malaysia ist die Zahlung zum 7. Tag jeden Monats fällig. Argentinien entscheidet wiederum je nach Dienstleistungs- oder Fertigungssektor.

Auf einen vertrauensvollen Partner setzen

Die internationale Entgeltabrechnung stellt mit der Kontrolle und Transparenz zahlreicher Tochtergesellschaften, der Verwaltung von globalen Daten sowie den lokal differenzierten Gesetzgebungen und Datenschutzrichtlinien hohe Anforderungen an Ihre HR-Abteilung.

Ein externer Partner kann Ihnen hier entlastend zur Seite stehen. So verlagern Sie Ihr unternehmerisches Risiko und halten ganz ohne eigenen Aufwand alle gesetzlichen Bestimmungen und Verordnungen ein. Mit einem einzigen Partner für alle Länder haben Sie einen Überblick über sämtliche Kosten und Ihre Finanzplanung wird erleichtert. ADP verfügt als Dienstleister mit einem Netzwerk aus Spezialisten über umfangreiche Expertise in 112 Ländern. Mit individuellen Cloud-basierten HR-Lösungen bietet ADP eine standardisierte Plattform, die Ihre lokalen und globalen Daten integriert. So können Sie Kosten und Ressourcen sparen, die Ihrer HR-Abteilung für strategische Themen und das nachhaltige Talentmanagement zur Verfügung stehen.

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TAGS: Globale Payroll Internationale Payroll

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