Connect@ADP

Partnering with a more human resource

4 Hürden auf dem Weg zum richtigen HR-Outsourcing-Partner für kleine und mittelständische Unternehmen

Veröffentlicht von: pbegala on 20/11/2017 in Human Capital Management, Innovation & Technologie

Der digitale Wandel schreitet mit großen Schritten voran und erreicht mittlerweile alle Kernbereiche von Unternehmen unabhängig ihrer Größe. Egal ob Rechnungswesen, Einkauf, Vertrieb oder Personalmanagement, immer mehr Unternehmen betreiben die Auslagerung von zeitraubenden und rein administrativen Geschäftsprozesse an einen externen Partner. Ziel dabei: Nötige Freiräume zu schaffen, um in unserer schnelllebigen Zeit wichtige Entscheidungen zur Sicherung des eigenen Geschäftserfolgs treffen zu können.

Gerade im Personalbereich bietet sich hier ein großes Potential. Noch immer sind rund 70 bis 80 Prozent der Tätigkeiten administrativ. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen bis 200 Mitarbeiter verwalten und reagieren anstatt proaktive Personalarbeit zu betreiben und damit zum Geschäftserfolg des gesamten Unternehmens beizutragen.

Laut einer Umfrage von Haufe[1] aus dem Jahr 2015 liegt nach Aussage von 52 Prozent der befragten Personalentscheider von KMU der größte Ressourcenfresser in der Entgeltabrechnung. Dennoch wickelt ein Großteil genau diesen „Ressourcenfresser“ im eigenen Hause ab. Somit bleiben wichtigere Arbeiten liegen und verschwinden unter dem Stapel auf dem Schreibtisch.

Immer mehr Inhaber und Entscheider von KMU haben diese Diskrepanz erkannt und denken darüber nach die Entgeltabwicklung an einen erfahrenen HR-Dienstleister auszulagern.

Doch es gibt Stolpersteine, die Ihnen auf dem Weg in eine schlanke Personalarbeit begegnen werden.

Hier finden Sie die 4 häufigsten Hürden auf dem Weg zur erfolgreichen Auslagerung Ihrer Entgeltabrechnung:

  1. Fehlende Evaluierung der möglichen Partner:

Die Entgeltabrechnung ist ein hochkomplexer Prozess, in dem unzählige Details und individuelle Regelungen für individuelle Mitarbeiter berücksichtigt werden müssen. Kleinste Fehler haben eine sofortige Auswirkung auf das Gehalt Ihrer Belegschaft. Wer sich im Vorfeld ungenügend mit den Fähigkeiten seiner möglichen Service-Anbieter auseinandersetzt und gründlich prüft, ob die eigenen internen Anforderungen erfüllt werden können, der wird schnell enttäuscht sein.

Laut der „Global Payroll Survey“ von Ernst&Young[2] aus dem Jahr 2013 sind 40 Prozent der befragten Unternehmen unzufrieden mit den Leistungen Ihres aktuellen Dienstleisters und erwägen sogar einen raschen Anbieterwechsel.

Doch wie kommen Sie diesem Dilemma zuvor? Ein Tipp: Nehmen Sie Ihren zukünftigen Partner ordentlich unter die Lupe, machen Sie Ihre eigenen internen Prozesse so transparent wie möglich und denken Sie auch an Ihre unternehmerischen Ziele, damit Ihr Partner genau die Kriterien erfüllt, die für Ihren Geschäftserfolg nötig sind.

  1. Payroll First!

Gerade die Entgeltabrechnung ist das Kernstück – die Wurzel – Ihres Gesamtsystems „Personalarbeit“. Hier werden wichtige Mitarbeiterdaten erfasst und gepflegt. Gehaltsnachweise sowie gesetzliche und individuelle Bescheinigungen werden revisionssicher und datenschutzkonform erstellt, danach archiviert und in den Mitarbeiterunterlagen nachgehalten. Individuell zugeschnittene Reports und Listen werden aus den Daten der Entgeltabrechnung generiert und Führungskräften sowie Nachbarressorts zur Verfügung gestellt, damit dort wichtige Entscheidungen getroffen werden können.

Ständige Änderungen in der Gesetzgebung sowie in Tarifvereinbarungen wirken sich zuallererst in der Entgeltabrechnung aus. Alleine im Jahr 2015 kam es weltweit zu mehr als 20.000 Gesetzesänderungen in der Lohnabrechnung! In Deutschland steigt die Komplexität Entgeltabrechnung jährlich um 5 Prozent[3]. Verlieren Sie hier den Überblick, dann kommt es zu hohen Strafzahlungen, die Ihren NOI schmälern werden.

Legen Sie also Ihr Hauptaugenmerk zuallererst auf die Entgeltabrechnung und ziehen Sie dann die Nachbarprozesse Ihres HR-Systems nach. Denn nur mit einer vollfunktionsfähigen und sicheren Entgeltabrechnung gewährleisten Sie eine schlanke und effiziente Personalarbeit ohne redundante Tätigkeiten und drohenden Strafzahlungen. 

  1. Mangelnde Planung und eine ambitionierte Umsetzung

Gerade wenn die Entscheidung zur Auslagerung der Entgeltabrechnung getroffen wurde, setzen sich viele mittelständische Unternehmen zu ambitionierte Ziele. Insbesondere KMU können einen Wechsel nun kaum mehr erwarten und würden lieber gestern als heute starten.

Doch was ist mit der Vorbereitung?

Eine intensive Auseinandersetzung mit dem bevorstehenden Projekt ist das A und O. In dieser Phase ist es ratsam, Ihren zukünftigen Partner eng einzubeziehen. Was muss alles getan werden, damit die Daten des Altsystems in der richtigen Form beim neuen Anbieter landen? Wie ist Ihr individueller Abrechnungskalender und wo liegen die Tücken im eigenen System? Gibt es gegebenenfalls Prozesse, die gerade im Rahmen eines solchen Projektes betrachtet und verbessert werden können und wie können Sie dabei von der Expertise des neuen Anbieters profitieren? Welche Nachbarsysteme müssen mit einbezogen werden und welche nicht? Wie kommuniziere ich den Wechsel an meine Mitarbeiter?

Alles Fragen, die Sie rechtzeitig und idealerweise gemeinsam mit Ihrem zukünftigen Anbieter besprechen sollten. Sie sehen, für ein erfolgreiches Outsourcen Ihrer Entgeltabrechnung sind eine sorgfältige Planung, ein aktives Changemanagement und eine enge und kooperative Partnerschaft mit Ihrem neuen Serviceanbieter unabdingbar.

  1. Der Preis als einziges Kriterium

Mittlerweile stehen neben allen anderen Ressorts auch HR-Abteilungen unter ständigem Kostendruck. Wie kann Ihre HR-Abteilung zu den Einsparungen der gesamten Organisation beitragen und trotzdem dabei nicht an Produktivität verlieren? Outsourcing ist hier ein effektives Mittel.

Fokussieren Sie sich nun jedoch ausschließlich auf den Preis, richten Sie Ihren Blick lediglich auf einen kleinen Teil des Großen und Ganzen. Eine Entscheidung für einen Anbieter muss vielmehr von den Mehrwerten der Zusammenarbeit sowie den weitreichenden Nutzeneffekten des Outsourcings beeinflusst werden. Erfolgreiche Unternehmen von heute suchen nach einem strategischen Partner für ihre nationalen sowie internationalen HR-Prozesse, der auf eine langfristige Zusammenarbeit ausgerichtet ist.

Fragen nach der Expertise und den Erfahrungen, die auf Ihre Bedürfnisse passen, sind unumgänglich. Nur so kann eine Steigerung der Effizienz und gleichzeitig die Senkung der Verwaltungskosten realisiert werden. Unterm Strich ist der Preis lediglich ein Punkt von vielen und sollte nicht als Hauptargument im Fokus stehen. Denn wer billigt kauft, kauft zweimal!

Fazit:

Auf dem Weg zu einer effizienten Personalarbeit für kleine und mittelständische Unternehmen durch die Auslagerung Ihrer Entgeltabrechnung gibt es viele Stolpersteine, die Ihnen im Weg liegen können. Wenn Sie diese nicht näher beleuchten und aus dem Weg räumen, dann laufen Sie Gefahr schmerzhaft auf der Nase zu landen und ebenfalls zu den 40 Prozent zu gehören, die lieber gestern als heute Ihren (neuen) Anbieter wechseln wollen.

Möchten Sie mehr erfahren? Informieren Sie sich hier über unsere KMU-Lösungen. Unsere Experten stehen Ihnen gerne zur Verfügung!

Zum Autor:

Tobias W. Goers ist diplomierter HR-Manager und begleitet seit mehreren Jahren Unternehmen aus dem Mittelstand bei der Digitalisierung Ihrer HR-Abteilung inklusive der Auslagerung administrativer Geschäftsprozesse rund um HR. Verantwortlich für das Segment „KMU“ bei ADP Deutschland fokussiert er sich darauf, gemeinsamen mit seinem Team den Mittelstand mit bis zu 200 Mitarbeitern Deutschlands bei der HR-Administration konsequent zu entlasten und die manuellen Tätigkeiten der Personalabteilung auf ein Maximum zu reduzieren. Hierbei werden neben nationalen auch internationale HR-Strategien beleuchtet und effizient überarbeitet.

 

 

 

Quellen:

[1] Haufe (2015): Viele Standardprozesse kosten Personaler unnötig Zeit. 

[2] Ernst & Young (2014): Global Payroll, Myth or reality? S. 8. 

[3] ADP (2017): Sieben gute Gründe für die Auslagerung der Entgeltabrechnung. S. 2

 

(Visited 434 times, 1 visits today)

TAGS: Auslagerung Entgeltabrechnung

Schreiben Sie einen Kommentar

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.